Integraatiot

Taloushallinto

Timeworks integroituu joustavasti eri taloushallinnon järjestelmiin, jolloin varausten laskutus ja maksujen käsittely hoituvat ilman turhaa päällekkäistä työtä. Useimmat asiakkaamme hyödyntävät liitäntää omaan taloushallinnon ohjelmistoonsa, mutta järjestelmä sisältää myös oman laskutus- ja reskontraratkaisun pienemmille organisaatioille.

Valmiit integraatiot löytyvät mm. seuraaviin ohjelmistoihin: Fivaldi, Procountor, Netvisor, Fennoa, Heeros, Sonet, Sarastia, Jeeves, SAP, CGI Rondo, Raindance, Pro Economica Wintime.

Taloushallinnon integraatioiden avulla:

• Luoda laskuja varauksista, esimerkiksi keräilylaskuna (kaikki organisaation varaukset tietyltä ajanjaksolta).
• Muodostaa myös uusia laskuja varauksista riippumatta.

Tilan vapauttaminen

Neuvotteluhuoneisiin voidaan asentaa sensorit havaitsemaan liikehdintää. Jos tila on varattu mutta kukaan ei saavu paikalle, sensori voi vapauttaa tilan takaisin varausjärjestelmään ennalta määritellyn ajan jälkeen. Näin tilat pysyvät tehokkaassa käytössä.

Käyttöasteen seuranta

Sensoreita voidaan hyödyntää myös käyttöasteen selvittämiseen, esimerkiksi kun halutaan arvioida, vastaavatko tilat organisaation todellisia tarpeita. Käyttöasteen mittaus on hyödyllistä erityisesti silloin, kun suunnitellaan tilojen kehittämistä.

Vierailijahallinnan palvelu

Päivitä vierailijanhallinta ajantasalle liittämällä Timeworks ohjelmistoon vierailijahallinnan palvelu, joka toimii itsepalveluna tai aulahenkilökunnan apuna vastaanottamassa vieraita.

Kattavalla integraatiolla saat kaikki vierailijahallinnan toiminnallisuudet myös suoraan Outlook-kalenterista. Ilmoita vieraita myös ilman kokousvarausta (Timeworks Meeting Outlook Add-in).

Lukitusintegraatiot

Timeworks-järjestelmä voidaan integroida suoraan sähköisiin lukitus- ja kulunvalvontajärjestelmiin. Tämä mahdollistaa saumattoman pääsynhallinnan: varauksen tehnyt henkilö saa automaattisesti oikeudet tilaan varauksen ajaksi, eikä erillisiä avaimia tai tunnisteita tarvita.

Integraatiot voidaan toteuttaa mm. seuraaviin lukitusratkaisuihin:

• Älylukot ja oviohjaimet

• Kulunvalvontajärjestelmät (esim. RFID, PIN-koodit)

• Yhteesopivuus mm. Abloy, Bitwards, Fisafe, iLOQ ja muut IoT-pohjaiset lukitusratkaisut

Hyödyt:

• Automaattinen pääsynhallinta varauksen perusteella

• Vähemmän hallinnollista työtä ja virhetilanteita

• Yhtenäinen käyttökokemus – sama järjestelmä hallitsee varaukset ja pääsyn

Microsoft 365 Outlook Add-in ja Exchange-integraatio

Mercantus Timeworks voidaan liittää Microsoft 365 -ympäristöön kahdella eri tavalla: Outlook Add-in -lisäosalla tai Exchange-integraatiolla. Ratkaisua voidaan käyttää organisaation tarpeiden mukaan joko erikseen tai yhdessä.

Outlook Add-in

Outlook Add-in tuo Timeworks toiminnot suoraan Outlookiin. Käyttäjä voi varata tiloja, työpisteitä, tarjoiluja ja parkkipaikkoja sekä tehdä vierailijailmoituksia ilman erillistä siirtymistä selaimeen.

• Samat keskeiset toiminnallisuudet kuin Timeworks selainversiossa
• Käyttöoikeudet tulevat suoraan Timeworksista, eikä niitä tarvitse ylläpitää Exchangessa

Outlook Add-in sopii erityisesti tilanteisiin, joissa käyttäjät haluavat tehdä varaukset visuaalisesti Outlookin sisällä ja hyödyntää Timeworksin laajempia varausominaisuuksia.

Exchange-integraatio (Microsoft Graph API)

Exchange-integraatiossa tila voidaan varata Outlookista totuttuun tapaan lisäämällä tila kokouskutsuun. Varaus siirtyy integraation avulla Timeworksiin, jossa siihen voidaan liittää esimerkiksi tarjoiluja ja muita palveluita. Varaustiedot jäävät samalla talteen myöhempää analysointia, raportointia ja käyttöasteen seurantaa varten.

• Käyttäjä voi jatkaa tuttua varaustapaa suoraan Outlook-kalenterissa
• Varaukset siirtyvät kaksisuuntaisesti Outlookin ja Timeworksin välillä
• Mahdollistaa tilakalentereihin perustuvat integraatiot, kuten ovenpielinäytöt
• Tukee myöhempää raportointia ja käyttöasteanalyysiä

Exchange-integraatio sopii erityisesti organisaatioille, jotka haluavat säilyttää nykyisen Outlook-pohjaisen varaustavan, mutta hyödyntää samalla Timeworksin laajempaa toiminnallisuutta taustalla.

Yhdessä tai erikseen

Outlook Add-in ja Exchange-integraatio ovat kaksi erilaista tapaa hyödyntää Microsoft 365 -ympäristöä Timeworks-ohjelmiston kanssa. Ne voidaan ottaa käyttöön myös yhdessä.

Käyttäjä voi tehdä varauksen joko perinteisesti Outlook-kalenterista tai hyödyntää Outlook Add-in -lisäosaa, jossa varattavista tiloista ja resursseista saadaan näkyviin enemmän tietoa, kuten kuvia, kuvauksia, varusteita ja palveluita.

Kertakirjautuminen

Kertakirjautuminen helpottaa käyttäjien arkea ja tukee organisaatioiden keskitettyä käyttäjähallintaa. Varausjärjestelmään ei tällöin tarvita erillisiä paikallisia tunnuksia tai salasanoja.

Järjestelmässä voi olla samanaikaisesti käytössä sekä organisaatiokohtainen SSO-kirjautuminen että erillinen Microsoft- tai Google-kirjautuminen (OAuth), jolloin suuret ja pienet toimijat voivat käyttää heille sopivaa tapaa.

SSO-kirjautuminen

Organisaatiot voivat liittää kirjautumisen omaan identiteetinhallintaansa, kuten Microsoft 365- tai Microsoft Entra ID -ympäristöön.

• Käyttöoikeuksia voidaan hallita keskitetysti organisaation omien käytäntöjen mukaisesti.
• SSO:n kautta voidaan välittää lisätietoja, kuten kustannuspaikka, mikäli ne ovat asiakkaan identiteettiympäristössä saatavilla.
• SSO:n kautta käyttäjälle voidaan näyttää vain hänen varausoikeuksiinsa kuuluvat kohteet ja palvelut.

Microsoft- tai Google-kirjautuminen (OAuth)

Vuokralaiset, yhteisöt ja muut organisaatiot voivat kirjautua järjestelmään omilla Microsoft- tai Google-tunnuksillaan.

• Kun organisaation domain on liitetty järjestelmään, käyttäjät voivat kirjautua omilla Microsoft- tai Google-tunnuksillaan ja nähdä vain organisaatiolle luvitetut kohteet ja palvelut.
• Helppo ratkaisu esimerkiksi business park -ympäristöihin, joissa käyttäjiä on monesta organisaatiosta.
• SSO:hon verrattuna tiedon välittäminen on rajatumpaa: varattavat kohteet määräytyvät organisaatiotasolla, käyttäjäkohtaisia rooleja voidaan muokata, mutta käyttäjäkohtaisia kustannuspaikkatietoja ei voida välittää.

Koontinäyttö

Koontinäyttö kokoaa kaikkien tapahtumien tiedot yhteen paikkaan ja opastaa vieraat oikeaan paikkaan. Koontinäytön voi sijoittaa aulaan tai sisääntulon viereen. Useamman kerroksen rakennuksissa näytön voi asentaa myös kerroskohtaisesti helpottamaan vierailijoiden suunnistamista oikeaan tilaan. Näkymät voidaan toteuttaa yrityksen visuaalista ilmettä hyödyntämällä.

Mikäli näkymissä on hyödyllistä esittää vaikkapa mainoksia, ruokalistoja, säätietoja tai julkisen liikenteen aikatauluja kohteeseen, niin näkymä on mahdollista integroida”Digital Signage” sisällönhallinnan järjestelmiin.

• Kellonaika, monelta kokous alkaa ja päättyy
• Huoneen nimi ja/tai numero
• Kokouksen nimi

Ovenpielinäyttöjen avulla organisaatiot voivat tehostaa tilankäyttöään ja parantaa sisäistä kommunikaatiotaan.

1. Käyttöliittymä pääkäyttäjille: Organisaation pääkäyttäjät voivat hallita näyttöjen toiminnallisuutta intuitiivisen käyttöliittymän kautta.
2. Yksilöllinen yritysilme: Näytöille voidaan hyvin helposti räätälöidä yrityksen ilme sopimaan organisaation brändiin, mukaan lukien logo, taustakuva, värimaailma ja kielivalinnat.
3. Monipuolinen yhteensopivuus: Järjestelmä on suunniteltu toimimaan kaikilla näyttöratkaisuilla, mukaan lukien vanhempien näyttöjen ”legacy”-tilat.
4. Näytön informaatio: Näytöltä on tarpeiden mukaan luettavissa tilan tulevat varaukset, kellonaika, huoneen nimi/numero sekä varaajan nimi ja kokouksen aihe. Kaikki näkyvä informaatio on vapaasti määriteltävissä.
5. Taustavalon ohjaus: Näytön valo kertoo nopeasti tilan statuksen, eli onko tila vapaa vai varattu
6. Suora tilanvaraus näytöltä: Tilan voi varata suoraan näytöltä, jos se on anonyymisti varattavissa. Varaaminen on mahdollista myös QR-koodin kautta puhelimella, mikäli käyttäjän tunnistus on tarpeen.
7. Kokouksen vahvistus ja jatkaminen: Näytöltä voi vahvistaa kokouksen aloituksen. Jos kokous ei ole alkanut määräaikaan mennessä, tila vapautuu automaattisesti uudelleen varattavaksi. Lisäksi on mahdollisuus jatkaa kokousta, jos tila on edelleen käytössä.
8. Tietoturvallinen yhteys: Ohjelmiston ja näytön välinen tietoliikenne on suojattu, mikä takaa tietoturvan säilymisen.

Nämä ominaisuudet tekevät ovenpielinäytöistä arvokkaan työkalun tilojen hallintaan ja käytön tehostamiseen. Näyttö voidaan valita yrityksesi tarpeiden mukaisesti ja et sitoudu yhteen näyttöratkaisuun.

Optiona räätälöidyt integraatiot sisällönhallintajärjestelmiin ns. ”Digital Signage”. Järjestelmät mahdollistavat mm. mainosten ja reaaliaikaisten tietojen esittämiseen, kuten vaikkapa mm. julkisen liikenteen aikataulut, säätiedot.