Business Park

tilavaraus järjestelmä TimeWorks Meeting

Kattava ohjelmisto toimistohotellien hallinnointiin, joissa tiloja ja palveluja käyttävät vuokralaiset sekä muut ulkopuoliset asiakkaat.

Laadukas palvelukokonaisuus tilojen ja palveluiden hallinnointiin Business Park-, toimistohotelli- ja Coworking-toimijoille

Timeworks Meeting-tilavarausjärjestelmä koostuu moduuleista, joista voidaan koota yrityksen käyttötarpeita vastaava kokonaisuus. Vuokralaisille voidaan tarjota parhain palvelukokonaisuus tuomalla kiinteistön tärkeät palvelut yhteen järjestelmään.

Kiinteistön yhteiskäyttötiloja hallinnoidaan Timeworks Meeting tilavarausjärjestelmällä. Vuokralaisilla on myös mahdollisuus liittää oma yritysprofiili tilavarausjärjestelmään, mahdollistaen vuokralaiselle omien sekä yhteiskäyttötilojen varaamisen. Vuokralainen pystyy myös varaamaan omista tiloistaan työpisteitä, sekä tilaamaan tarjoiluja omiin tiloihin, jos kiinteistössä on ravintola. Vuokralainen saa kaikki palvelut kompaktisti samassa järjestelmässä, jolloin kokonaisuus on hallittu ja myös hinnaltaan kilpailukykyinen.

Etätyön ja toimistotyön hybridimallin yleistyessä, on tarjolla kätevä ratkaisu vuokralaisen oman toimiston työpisteiden hallinnointiin.  Järjestelmästä voidaan varata työpiste etukäteen tai tarkistaa lennosta onko työpisteitä vapaana kyseisenä ajankohtana. Hyödyntämällä varausjärjestelmää, on jokaiselle toimistolle saapuvalle taattu oma työpiste.

Yrityksen yksilöllisiin tarpeisiin sopivan järjestelmän saa käyttöönsä vaivattomasti. Yrityksen omaan käyttöön tarkoitettu tilavarausjärjestelmän lisäosa voidaan liittää osaksi vuokralaisille tarjottua palvelukokonaisuutta. Valttina käyttöönoton helppous (ei paljon aikaa vieviä järjestelmien kartoitus- sekä käyttöönottoprosessia), kustannustehokkuus ja samalla kaikki kiinteistön tiloihin ja palveluihin liittyvät toiminnallisuudet ovat saavutettavissa yhdestä sovelluksesta.

Saat toimitiloistasi enemmän irti

  • Mahdollisuus hallinnoida useita kiinteistöjä, yhdessä järjestelmässä
  • Moderni käyttöliittymä vuokralaisille yhteistilojen hallintaan ja varaamiseen
  • Aulapalvelu ja vierailijahallinta
  • Kehittyneet ravintolapalvelut, tarjoilutilaukset
  • Pääkäyttäjille eri tasoisia hallintanäkymiä tilojen hallinnointiin ja hinnoitteluun
  • Kattavat raportit liiketoiminnan tueksi
  • Integraatiot esim. laskutus, taloushallinto, älylukot
  • Ovenpielinäytöt sekä koontinäytöt
  • Tilojen ja palveluiden verkkokauppa, liitäntämahdollisuus Spacent-tilaverkostoon
  • Mahdollistaa vuokralaisen omien työpisteiden sekä neuvottelutilojen liittämisen järjestelmään, myös suoraan Outlook-kalenterista (Add-in)
  • Järjestelmään saatavilla yrityskampuksen visuaalinen ilme ja logo

Timeworks Meeting työpisteiden varausastenäkymä

Tarjoa vuokralaisille kattavat palvelut

  • ”Paluu toimistolle”-paketti, joka mahdollistaa hallitun ja turvallisen paluun toimistolle
  • Vuokralaisen omien tilojen ja työpisteiden liittäminen, kiinteistön yhteiskäyttötilojen kanssa samaan varausjärjestelmään
  • Outlook Add-in,  varaustoiminnot omasta Outlook-kalenterista
  • Reaaliaikainen toimiston työpisteiden varausaste-näkymä
  • Saapuvien vierailijoiden helppo hallinnointi
  • Mahdollista varata parkkipaikkoja toimistopäivän yhteydessä tai saapuville vieraille
  • Kiinteistön palvelut ja tapahtumat helposti saavutettavaksi

Kaikki kiinteistön varattavat resurssit liitettävissä varausjärjestelmään,
esimerkiksi:

Neuvotteluhuoneet

Työpisteet

Tarjoilutilaukset

Parkkipaikat

Palvelut

Laitteet / välineet

Timeworks Outlook Add in

Varaat tiloja, työpisteitä ja tilaat tarjoiluja suoraan omasta Outlookista.
Myös vierasilmoitukset. Lue lisää …

Tutustu palvelukokonaisuuden eri toiminnallisuuksiin

  • Kiinteistön vuokralaiselle toiminnallisuuksia

    Yhteiskäyttötilojen varaamisen ja kohteeseen liitettyjen palveluiden tilaamisen lisäksi vuokralainen voi liittää esimerkiksi oman toimiston neuvotteluhuoneet sekä työpisteet varattaviksi Timeworks Meeting tilavarausjärjestelmään. Varauksia voidaan hallinnoida selainpohjaisessa järjestelmässä tai suoraan Outlookista (Timeworks Meeting Outlook Add-in).

    Hybridityöskentelyä tukeva toiminnallisuus

    Omien työpisteiden liittäminen tilavarausjärjestelmään mahdollistaa hallitun ja turvallisen paluun toimistolle ja paremman kokemuksen työntekijöille, kun kaikki kiinteistön tiloihin ja palveluihin liittyvät toiminnallisuudet löytyvät yhdestä järjestelmästä.

    Toiminnallisuuksia vuokralaiselle

    • Mahdollisuus varata omia ja kiinteistön yhteiskäyttötiloja samasta järjestelmästä
    • Tarjoilutilaukset omiin sekä yhteiskäyttötiloihin
    • Työpistevaraukset
    • Outlook Add-in, joka mahdollistaa tilojen, työpisteiden, tarjoilutilausten ja vierailijailmoitukset suoraan Outlookista
    • Vierailijoiden ilmoittaminen aulaan tai Systam Respa vierailijahallintajärjestelmään
    • Mahdollisuus liittää omiin neuvottelutiloihin ovenpielinäytöt
    • Mahdollisuus liittää koontinäkymä ja/tai kioskinäkymä oman yrityksen varattavista työpisteistä ja neuvottelutiloista
    • Laitevarausominaisuus, toimiston yhteiskäyttövälineiden yksinkertaiseen hallintaan
    • IoT-sensorointi
    • Ohjelmiston räätälöinti omien tarpeiden mukaiseksi

    Vuokralaisen liittymä voidaan ottaa kustannustehokkaasti nopealla aikataululla käyttöön.

  • Julkisen varauskalenterin toiminnallisuuksia

    Tarjoa tiloja ja palveluita niitä satunnaisesti tarvitseville asiakkaille. Julkinen varauskalenteri mahdollistaa tilojen saatavuustietojen selaamisen ja varaamisen. Varauksen yhteyteen voidaan liittää kokoustarjoilut tai muita palveluita.

    Älylukkointegreaatiolla mahdollistetaan asiakkaan itsenäinen liikkuminen varaamaansa tilaan. Maksettu, vahvistettu varaus tuo älypuhelimeen kulkuoikeuden varattuun tilaan.

    • Ei vaadi kirjautumista
    • Helppokäyttöinen verkkokauppa
    • Yleisimmät maksutavat (Paytrail, Nets, laskutus)
    • Helppoa hallinnoida omia varauksia
    • Älylukoilla mahdollistetaan asiakkaan liikkuminen varattuun tilaan kulkuoikeuksien puitteissa
  • Järjestelmän pääkäyttäjän toiminnallisuuksia
    • Organisaation pääkäyttäjällä on pääsy, muokkaus- ja passivointioikeus organisaationsa
      vierailija- sekä isäntä/emäntärekisteriin.
    • Mahdollisuus hallita varausjärjestelmän käyttäjiä (passivointi, käyttöoikeustason muutos), kustannuspaikkoja sekä yhteystietoja
    • Voi luoda osastoja, joilla on organisaation perustasoa laajemmat varausoikeudet ja siirtää organisaation käyttäjiä kyseiseen osastoon
    • Tilojen verkkokaupan sisällön hallinnointi
    • Voidaan ylläpitäjän toimesta antaa oikeus perustaa järjestelmään tiettyyn kiinteistöön organisaation tiloja
    • Pääkäyttäjällä on myös mahdollisuus ottaa erilaisia raportteja mm. varauksista, osallistujista ja tarjoilutilauksista
    • Muokkausoikeudet kaikkiin resursseihin
    • Hallinnoi vuokralaisten maksuja yhteiskäyttötiloista
    • Laajat hinnoittelumekanismit:
      • mahdollisuus antaa alennuksia, eri hintoja eri vuokralaisille
      • suosituimpina ajankohtina kalliimpi hinta, kuin hiljaisina ajankohtina
      • veloituksettomat tunnit
      • sopimushinnoittelu
  • Aulapalvelun toiminnallisuuksia
    • Saapuvat vierailijat näkymä
    • Vierailijoiden merkkaaminen saapuneeksi
    • Kalenterinäkymä tulevien vierailujen ja varausten selailuun
    • Vierailijakorttien tulostusmahdollisuus
    • Tilavarausmahdollisuudet vuokralaisille sekä satunnaisille tilojen käyttäjille
    • Tarjoilutilaukset vuokralaisille sekä satunnaisille palveluiden käyttäjille
    • Kalenterinäkymä tulevien vierailujen ja varausten selailuun
    • Vierailijat tallentuvat organisaatiokohtaiseen vierailijarekisteriin ja poistuvat rekisteristä
      määritellysti
    • Laite-/välinevaraus toiminto, kiinteistön yhteiskäyttölaitteiden hallinnointiin
    • Useamman kiinteistön aulan hallinnointi mahdollisuus. Aulapalvelulle voidaan määritellä mihin kiinteistöihin aulapalvelulla on käyttöoikeudet
    • Kattava integraatio Systam Respa vierailijahallintajärjestelmään
  • Ravintolan toiminnallisuuksia
    • Tarjoitilaukset tiloihin ja noutotilaukset
    • Laajat hinnoittelumahdollisuudet
    • Tarjousten hallinta
    • Tarjoiluraportit
    • Mahdollisuus toteuttaa tiedonsiirto kassajärjestelmään tai taloushallinnon ohjelmistoon
    • Lounaslistan ylläpito sovelluksessa
    • Laajat hinnoittelumekanismit
    • Tuotteiden tuonti Excelissä
    • Kampanjatuotteet
  • Timeworks Meeting ohjelmisto

    Ota yhteyttä

    Oletko kiinnostunut kuulemaan lisää
    Timeworks Meeting ohjelmistosta?

    Jätä yhteydenottopyyntö oheisella lomakkeella tai ole suoraan yhteydessä,
    kerromme mielellämme lisää.

    Jonna Juvakoski
    +358 (0)44 580 1080

    jonna.juvakoskimercantus.fi