Yksi järjestelmä kaupunkien ja kuntien erilaisten varausprosessien hallintaan

Mercantus Timeworks kokoaa kunnan tilat, paikat, resurssit, palvelut ja asiointikanavat yhdeksi hallittavaksi kokonaisuudeksi. Kaupunkien ja kuntien tarpeisiin tuotteistettua SaaS-ratkaisua voidaan laajentaa joustavasti myös muihin käyttöympäristöihin, kuten museoiden toiminnanohjaukseen ja työpistevarauksiin. Sama järjestelmä palvelee näin kaupungin eri toimialoja yhtenä kokonaisuutena, ja laajat integraatiot kolmansien osapuolten järjestelmiin mahdollistavat toimintojen saumattoman yhteensovittamisen.

Monipuoliset varausmahdollisuudet: Ratkaisu tukee tila-, paikka-, kenttä-, väline-, laite-, henkilö-, tapahtuma- ja palveluvarauksia sekä liikuntatoimen vuorohakemusten vastaanottoa ja käsittelyä.
Varaaminen onnistuu joustavasti eri tavoilla: Hakutoiminnoilla, kustomoitavan lomakkeen kautta, listausnäkymässä, kalenterissa sekä paikkavarauksissa karttanäkymän avulla. Varauksia voidaan tehdä yksittäisinä tai toistuvina.
Helppokäyttöisyys ja saavutettavuus: Käyttöliittymä täyttää saavutettavuusdirektiivin WCAG-saavutettavuusvaatimukset ja toimii sujuvasti eri päätelaitteilla. Järjestelmä on myös monikielinen.

Integroitava ympäristö: Laajat integraatiot ja rajapinnat mahdollistavat järjestelmän saumattoman liittämisen osaksi asiakkaan muuta toimintaympäristöä.
Kattavat hallintatoiminnot: Järjestelmä tarjoaa pääkäyttäjille kattavat työkalut varausprosessien, varattavien kohteiden, käyttöoikeuksien, hinnoittelun ja asiakastietojen hallintaan.
Käyttäjäroolit ja käyttöoikeuksien hallinta: Järjestelmässä voidaan määrittää eri käyttäjäryhmille omat roolit, käyttöoikeudet ja näkymät. Näin käyttöliittymä voidaan pitää selkeänä, tarkoituksenmukaisena ja helppokäyttöisenä eri käyttäjäryhmien tarpeisiin.

Palvelut ja varattavat resurssit helposti kaikkien kohderyhmien saataville

Varauspalvelu eli verkkokauppa helpottaa kuntalaisten ja eri sidosryhmien, kuten urheiluseurojen, asiointia ja palvelujen varaamista. Käyttöliittymän toimintoja voidaan muokata helposti tarpeiden mukaiseksi palvelukokonaisuudeksi.

Tuki Suomi.fi-tunnistautumiseen ja maksamiseen
Monipuolinen varattavien resurssien ja palvelujen hakukone
Tila-, kenttä-, väline-, laite- ja palveluvaraukset
Paikkavaraukset, kuten tori-, vene- ja autopaikat sekä viljelypalstat
Jäsenyyksien hallinta, kuten kuntosali- ja venepaikkajäsenyydet
Tapahtumiin ilmoittautuminen

Monipuolista varausten hallintaa

Timeworks-ohjelmiston kalenteritoimintojen avulla tiedetään mitä missäkin tapahtuu ja mikä on varausten tilanne. Samalle varaukselle voidaan yhdistää erilaisia resursseja, kuten tiloja, varusteita, henkilöjä, palveluja tai tuotteita.

Järjestelmässä voidaan luoda erilaisia käyttäjärooleja, joita voivat olla esimerkiksi ylläpitäjät, kunnan työntekijä, oppaat/kouluttajat, liikuntatoimen ylläpito, urheiluseuran pääkäyttäjä/käyttäjä, ravintola jne. Käyttöoikeuksien avulla pidetään järjestelmä mahdollisimman helppokäyttöisenä erilaisten käyttäjäryhmien näkökulmasta.

Liikuntatoimelle yksi tärkeimmistä ohjelmiston ominaisuuksista on hyvin kehittynyt ja moderni vuorohakemusten käsittelyprosessi.

Poimintoja varausominaisuuksista

Yksittäisten, toistuvien ja avoimien varausten luonti/käsittely
Varattavien tilojen jakaminen osiin ja yhdistelmävaraukset
Lisäpalveluiden liittäminen varaukselle (mm. välineet, tarjoilut)
Tilakohtaiset hyväksyntäsäännöt
Tapahtumien osallistujien hallinta ja varaukset
Varausmahdollisuus mm. kalenterista, listauksesta, kartalta
Viestintätyökalut mm. varausvahvistusten lähettämiseen
Laajat hinnoittelutoiminnot
Monipuoliset raportit ja lokitiedot varausten historiasta

Integraatioilla kootaan tietojärjestelmät yhdeksi kokonaisuudeksi

Olemme toteuttaneet monipuolisesti integraatioita erilaisiin ohjelmistoihin ja laitteisiin, mm. seuraaviin:

taloushallintoon (mm. CGI Rondo, Pro Economica, Sarastia, SAP, Sonet, Netvisor),
kulunvalvontaan/lukitusjärjestelmiin (mm. Abloy, Bitwards, Fisafe, iLOQ, Livion),
info-, koonti- ja ovenpielinäyttöihin (suorat käyttöliittymät), integraatiot infonäyttöjen sisällönhallintajärjestelmiin,
kertakirjautumislähteisiin (SSO), Suomi.fi-palveluun (tunnistautuminen, maksujärjestelmät), Ceepos maksujärjestelmiin,
Microsoft Outlook ja Google kalentereihin,
kurssienhallintajärjestelmiin (mm. Hellewi),
kouluhallintoon (mm. Kurre, Visma InSchool),
TASO-järjestelmään,
kiinteistöjohtamiseen (mm. Optimaze),
automaattisiin aulapalveluihin ja vierailijoiden hallintajärjestelmiin (Systam)
sekä liitännät Frends-integraatioalustaan.

Pääkäyttäjät hallitsevat järjestelmää kokonaisvaltaisesti

Esimerkkejä järjestelmän ominaisuuksista pääkäyttäjän näkökulmasta:

Kalenterinäkymät ja hakutoiminnot varaustilanteiden hallintaan
Hallinto tai asiakaspalvelu voi tehdä varauksia käyttäjien, asiakkaiden ja organisaatioiden puolesta
Varauskohteiden täydellinen hallinta (mm. lisäys, hakukriteerit, hinnastot, kuvat, kartat, materiaalit)
Varaajien hallinta mm. urheiluseura, yhdistys, yritys, henkilö jne.
Käyttäjäryhmien hallinta (mm. peruskäyttäjä, liikuntatoimen pääkäyttäjä, alueellinen pääkäyttäjä)
Viestipohjien muokkaus ja hallinta
Monipuoliset raportit mm. käyttöasteista eri tiedostomuodoissa
Laskutusaineistojen hallinta, kuten mm. kustannuspaikat

Modernit järjestelmän ylläpidon käyttöliittymät toimivat kaikilla laitteilla ja ovat loogisia käyttää. Ylläpitäjät voivat toimia vaikkapa yhdellä toimialueella esim. liikuntatoimi tai hallita vaikapa koko järjestelmää käyttöoikeuksista riippuen.