Monipuolinen varausjärjestelmä kuntien ja kaupunkien tarpeisiin
Timeworks Resources ohjelmiston avulla helpotetaan kunnan ja kuntalaisten arkea. Varausten tekeminen ja niiden hallinnointi on sujuvaa, olipa kyse liikuntatoimen monimuotoisista haasteista tai tila- ja palveluvarauksista.
- Tila-, paikka- ja kenttävaraukset
- Tapahtumat ja ilmoittautumisten hallinta
- Asukkaiden vuorovaraukset tai kausittaiset vakiovuorovaraukset
- Vakiovuorohakemusten sähköinen vastaanotto ja vuorojen jako
- Väline, laite ja ajoneuvovaraukset
- Lisäpalvelut kuten laitteisto tai tarjoilut samalle varaukselle
Integraatiot kolmansien osapuolien ohjelmistoihin ja laitteisiin, kuten taloushallintoon, kulunvalvontaan, kertakirjautumislähteisiin (SSO), Outlook kalenteriin (esim. O365), maksujärjestelmiin, Suomi.fi-palveluun ovat keskeisessä asemassa prosessien kokonaisvaltaisen automatisoinnin kannalta.
Tärkeässä asemassa on myös vahva tietoturva, GDPR (henkilötietosuoja) ja saavutettavuusdirektiivin vaatimusten täyttyminen peruskäyttäjien osalta.
Poimintoja varausominaisuuksista
- Yksittäisten, toistuvien ja avoimien varausten luonti
- Varausvahvistusten ja tarjousten lähetys
- Lisäpalveluiden, kuten tarjoilujen tai varusteiden liittäminen varaukselle
- Varauksen kopiointi uuden varauksen pohjaksi
- Varauksen siirto laskutukseen
- Loki muutoshistorian seuraamiseen
Monimuotoista varauksien hallintaa
Varattavia kohteita voivat olla mm. kentät, tilat, paikat, palvelut, välineet, laitteet, henkilöt, ajoneuvot. Timeworks ohjelmiston kalenteritoimintojen avulla työntekijät tietävät mitä missäkin tapahtuu ja mikä on varausten tilanne. Samalle varaukselle voidaan yhdistää erilaisia resursseja, kuten tiloja, varusteita, toteuttavia henkilöitä, lisäpalveluja tai tuotteita.
Henkilöstölle voidaan luoda erilaisia käyttöprofiileja, joita voivat olla esimerkiksi ylläpitäjät, liikuntatoimen ylläpito, oppaat jne. Käyttöoikeuksien avulla pidetään järjestelmä mahdollisimman helppokäyttöisenä erilaisten käyttäjäryhmien näkökulmasta.
Nykyaikainen portaali ulkoisiin varauksiin
Varausportaali varmistaa kuntalaisten ja erilaisten sidosryhmien (esim. urheiluseurat) helpon käytettävyyden kaikilla laitteilla kunnan tarjoamiin palveluihin. Käyttöliittymän toimintoja voidaan helposti muokata tarpeiden mukaiseksi palvelukokonaisuudeksi.
Kehitämme parhaillaan uusia ominaisuuksia järjestelmään. Nyt on paras hetki ottaa yhteyttä ja kertoa tämän hetkisistä haasteista ja tavoitteista kuntalaisten varaustoimintojen osalta. Kuulemme mielellämme arjen tarpeista, jotta voimme yhdessä kehittää parhaimman ratkaisun.
Muutamia poimintoja käyttäjille suunnatun portaalin ominaisuuksista
- Yksittäisten varausten tekeminen liikuntatiloihin tai palveluihin
- Vakiovuorojen vaaraaminen ylläpidon määrittelemiin varauskausiin kohdistuen
- Vakiovuorohakemusten jättäminen
- Tapahtumakalenteri ja tapahtumiin ilmoittautuminen
Vuorohakemusten käsittely on jokavuotinen ja monivaiheinen prosessi, joka vaatii paljon käsityötä. Portaalissa kirjautuneet käyttäjät voivat jättää hakemukset sähköisesti ja ne voidaan ylläpidon toimesta käsitellä suoraviivaisemmin ilman erillisten excel taulukoiden ja papereiden pyörittelyä.
Varauskalenterista näkee helposti kokonaistilanteen varausten ja lisäpalveluiden osalta halutulta aikaväliltä.
Ylläpidon toimintoja
Ominaisuuksia ja toimintoja on vuosien varrella kehitetty paljon. Jos sinulla on kysyttävää tai jokin tietty tarve, ota meihin yhteyttä. Kerromme mielellämme lisää saatavilla olevista toiminnoista.
- Monitasoinen kalenterinäkymä resurssien ja varausten hallintaan:
haluttu ajanjakso (kuukausi, viikko, päivä), aluerajaus, ryhmitellyt resurssit, varaushallinta jne - Varattavien resurssien ja palveluiden hallinta
- Varaajien hallinta – urheiluseura, yhdistys, yritys, asiakas jne
- Käyttöoikeuksien määrittely eri käyttäjäryhmille
- Varausten hakukone
- Raportointitoiminnot
- Laskutus tai laskutusintegraatio
Integraatiot kolmansien osapuolien järjestelmiin
Integraatioiden avulla saavutetaan toimiva kokonaisjärjestelmä. Valmiita integraatioita löytyy mm. Microsoft Outlook kalenteriin, taloushallinnon ratkaisuihin, infonäyttöihin, opastusjärjestelmiin, kulunvalvontaan, kassa- ja maksujärjestelmiin, kertakirjautumisjärjestelmiin. Kysy lisää!
Tutustu lisää resurssien ja varauksien hallinnan ratkaisuumme
Ota yhteyttä
Oletko kiinnostunut kuulemaan lisää
Timeworks Resources järjestelmästä?
Jätä yhteydenottopyyntö oheisella lomakkeella tai ole suoraan yhteydessä.
Mietitään yhdessä, kuinka järjestelmä voisi parhaiten soveltua käyttöönne.
Hannu Aho
+358 (0)44 580 1050
hannu.aho
mercantus.fi