Vuorohaku ja hakemusten käsittely
Liikuntavuorojen haku ja myöntäminen on kunnilla kausittain toistuva prosessi. Aiemmin se on voitu viedä läpi paperin ja Excelin voimin: tietoja kopioiden, aikoja manuaalisesti vertaillen ja varauksia järjestelmään käsin naputellen. Timeworksin vuorohakutyökalu tuo yhtenäisen hakemusdatan suoraan järjestelmään sekä selkeän prosessin hakemusten käsittelyä varten, aina valmiiksi varauksiksi saakka. Seurat, yritykset, yhteisöt ja yksittäiset kuntalaiset voivat helposti hakea sähköisesti toistuvia tai yksittäisiä vuoroja kunnan hallinnoimiin tiloihin.
Vuorojen haku
- Kausiin pohjautuva haku: Vakiokausi vakiovuoroille tai avoin kausi esim. kilpavuorojen ja tapahtuma-aikojen hakua varten.
- Hakulomake ohjaa hakijaa täyttämään pakolliset tiedot.
- Kattava ja yhtenäinen hakemusdata järjestelmään hakemuskäsittelyä varten.
- Asiointiroolien käyttö mahdollista. Tällöin yhteystietoja ei tarvitse täydentää joka kerta uudelleen.
- Hakemus on käytettävissä suoraan järjestelmässä, ei kopiointia paikasta toiseen.
- Hakija näkee hakemuksen käsittelyn tilanteen (odottaa, käsittelyssä, odottaa vastaanottoa, valmis).
- Odottaa vastaanottoa (asiakas) -vaiheessa hakija voi hyväksyä tai hylätä myönnetyt vuorot, täydentää itse vastaanotettavien varausten tiedot sekä pilkkoa pidempiä varauksia osiin, esim. eri joukkueiden kesken.
Käsittelyn työkalut ja viestintä
- Selkeä prosessi hakemusten vertailuun ja käsittelyyn.
- Yhtenäinen data ja kattavat hakutoiminnot prosessin läpivientiin.
- Varaukset luodaan suoraan hakemuksien vuorotoiveiden pohjalta.
- Mahdolliset päällekkäisyydet voidaan ratkoa listaus- ja kalenterinäkymien avulla helposti koko haetulle aikavälille.
- Monipuoliset työkalut varausten luomiseen (varauskohde, aikaväli, toistuvuus, poikkeuspäivät jne)
- Ylläpito voi suoraan täydentää varaustietoja ja jakaa myönnettyjä vuoroja osiin. Vaihtoehtoisesti myönnetyt varausajat voidaan määrittää asiakas -vaiheeseen hakijan täydennettäväksi.
- Keskeinen vuorohakuviestintä automatisoitavissa sähköpostitse hakijoille ja/tai organisaatioille/yhteisöille
- Yksittäisten ja toistuvien vuorojen hakeminen
- Mahdollista hakea esim. tapahtuma-aikaa olemassa olevien varausten päälle
- Helppokäyttöinen hakemuslomake
- Yhtenäinen hakemusdata, tiedot suoraan järjestelmässä
- Selkeä prosessi käsittelyyn, hakemusten vertailuun ja varausten luontiin
- Monipuoliset työkalut hakemusten ja varausten vertailuun. Listaus, kalenteri ja varaustietojen täydennys -toiminnot
Ota yhteyttä
Kiinnostuitko vuorohaku -työkalustamme? Esittelemme mielellämme, kuinka voisi parhaiten soveltua käyttöönne.