Integraatiot – Timeworks Meeting

• Laskutus ja myyntireskontra.
• Laskujen luonti varauksista esim. keräilylaskuna (kaikki organisaation varaukset tietyltä ajanjaksolta).
• Varausjärjestelmästä riippumattomien uusien laskujen luontimahdollisuus.
• Viitemaksujen tuonti pankkiaineistosta (mm. Nordea, OP, Säästöpankki, Paikallisosuuspankit).
• Maksutyypin valinta (mm. käteinen, pankkikortti, luottokortti).
• Laskun ulkoasun ja kielen valinta (esim. suomalainen tilisiirto pankkiviivakoodilla).
• Myyntireskontratoiminnot ja kirjanpidon raportit.
• Verkkolaskutus ja laskujen siirto postituspalveluun mm. Apix-rajapinnan kautta.
• Varausjärjestelmän kautta tehtyjen maksutapahtumien käsittely mm. Paytrail- tai Nets-rajapinnan kautta.
• Tiedonsiirrot kolmansien osapuolien järjestelmiin (mm. taloushallinnon ohjelmistot tai kassajärjestelmät).

Yhdistä Timeworks Meetingiin laskutusliittymä, jolla asiakkaat voivat maksaa varaamansa tilan ja palvelut verkkomaksulla tai laskulla.

Käyttöastemittaus

Sensorit tuovat lisäarvoa, kun haluat selvittää tilojen oikean käyttöasteen. Niillä voidaan mitata miten tiloja käytetään ja vastaako nykyiset tilat yrityksen tarpeita.

Tilan vapauttaminen

Neuvotteluhuoneisiin voidaan asentaa sensorit mittaamaan liikehdintää. Jos tila on varattu ja kukaan ei saavu paikalle voidaan määritellä, että sensori vapauttaa tilan määritellyn ajan jälleen varausjärjestelmään varattavaksi.

Vierailijahallinnan palvelu

Päivitä vierailijanhallinta ajantasalle liittämällä Timeworks ohjelmistoon vierailijahallinnan palvelu, joka toimii itsepalveluna tai aulahenkilökunnan apuna vastaanottamassa vieraita.

Kattavalla integraatiolla, saat kaikki vierailijahallinnan toiminnallisuudet myös suoraan Outlook-kalenterista. Ilmoita vieraita myös ilman kokousvarausta (Timeworks Meeting Outlook Add-in).

Älykäs avaimeton ovenohjaus

Asiakkaalle tarjotaan helppo tapa saapua varattuun tilaan, kun ei tarvita fyysisia avaimia eikä henkilökuntaa avaamaan ja sulkemaan ovia. Älylukkototeutuksia on monia, joista on valittavissa yrityksen ja kiinteistön käyttötarpeen mukaan sopivin tarjoaja. Olemme totetuttaneet useita integraatioita älylukkojärjestelmiin.

Esimerkki ”Oven avaus PIN-koodilla”

Tilan varaaja saa PIN-koodin puhelimeensa sähköpostilla. PIN-koodi mahdollistaa varatun tilan oven avaamisen.

Vapauttaa henkilökunnan resursseja ja antaa tilavarauksen tehneille asiakkaille mahdollisuuden hoitaa itsenäisesti saapumisen varattuun tilaan.

• Varausvahvistuksen yhteydessä PIN-koodi, jolla mahdollistetaan pääsy varattuun tilaan varauksen ajankohtana.
• Voidaan hyödyntää myös tilojen ulosmyynnissä, verkkokauppaliitäntä.

Outlook Add-in, kaikki Timeworks Meeting toiminnallisuudet suoraan Outlookista

Varaa kätevästi suoraan Outlook-kalenteristasi tiloja, työpisteitä, tarjoiluja, parkkipaikkoja sekä ilmoita saapuvat vierailijat aulaan

• Toimii yksittäisille organisaatioille sekä kohteissa, joissa tiloja varaa useampi organisaatio
• Samat toiminnallisuudet, kuin Timeworks Meeting:n selainversiossa

Käyttöoikeudet tulevat suoraan Timeworksista, eikä niitä tarvitse ylläpitää Exchangessa.

Suora Outlook Exchange-integraatio

Tila varataan kuten nykyäänkin Outlookista lisäämällä tila kokouskutsuun. Varaus siirtyy integraation avulla Timeworks sovellukseen, jossa siihen voidaan liittää tarjoilut. Varauksen tiedot jäävät myös myöhempää analyysia ja käyttöasteraportteja varten talteen.

Kertakirjautuminen

Kertakirjautuminen (single sign-on; SSO) parantaa merkittävästi organisaatioiden käyttäjätunnusten keskitettyä hallintaa, sekä helpottaa järjestelmän käyttäjien arkea, tilavarausjärjestelmän tunnuksia tai salasanoja ei tarvitse muistaa.

Tilien yhdistämisen avulla:

• Voit hallinnoida käyttäjätilejä yhdestä paikasta
• Useiden organisaatioiden yhdistäminen erilaisista kertakirjautumislähteistä yhteiskäyttöisiin varauskohteisiin

Koontinäyttö

Koontinäyttö kokoaa kaikkien tapahtumien tiedot yhteen paikkaan ja opastaa vieraat oikeaan paikkaan. Koontinäytön voi sijoittaa aulaan tai sisääntulon viereen. Useamman kerroksen rakennuksissa näytön voi asentaa myös kerroskohtaisesti helpottamaan vierailijoiden suunnistamista oikeaan tilaan. Näkymät voidaan toteuttaa yrityksen visuaalista ilmettä hyödyntämällä.

Mikäli näkymissä on hyödyllistä esittää vaikkapa mainoksia, ruokalistoja, säätietoja tai julkisen liikenteen aikatauluja kohteeseen, niin näkymä on mahdollista integroida”Digital Signage” sisällönhallinnan järjestelmiin.

• Kellonaika, monelta kokous alkaa ja päättyy
• Huoneen nimi ja/tai numero
• Kokouksen nimi

Ovenpielinäyttöjen avulla organisaatiot voivat tehostaa tilankäyttöään ja parantaa sisäistä kommunikaatiotaan.

1. Käyttöliittymä pääkäyttäjille: Organisaation pääkäyttäjät voivat hallita näyttöjen toiminnallisuutta intuitiivisen käyttöliittymän kautta.
2. Yksilöllinen yritysilme: Näytöille voidaan hyvin helposti räätälöidä yrityksen ilme sopimaan organisaation brändiin, mukaan lukien logo, taustakuva, värimaailma ja kielivalinnat.
3. Monipuolinen yhteensopivuus: Järjestelmä on suunniteltu toimimaan kaikilla näyttöratkaisuilla, mukaan lukien vanhempien näyttöjen ”legacy”-tilat.
4. Näytön informaatio: Näytöltä on tarpeiden mukaan luettavissa tilan tulevat varaukset, kellonaika, huoneen nimi/numero sekä varaajan nimi ja kokouksen aihe. Kaikki näkyvä informaatio on vapaasti määriteltävissä.
5. Taustavalon ohjaus: Näytön valo kertoo nopeasti tilan statuksen, eli onko tila vapaa vai varattu
6. Suora tilanvaraus näytöltä: Tilan voi varata suoraan näytöltä, jos se on anonyymisti varattavissa. Varaaminen on mahdollista myös QR-koodin kautta puhelimella, mikäli käyttäjän tunnistus on tarpeen.
7. Kokouksen vahvistus ja jatkaminen: Näytöltä voi vahvistaa kokouksen aloituksen. Jos kokous ei ole alkanut määräaikaan mennessä, tila vapautuu automaattisesti uudelleen varattavaksi. Lisäksi on mahdollisuus jatkaa kokousta, jos tila on edelleen käytössä.
8. Tietoturvallinen yhteys: Ohjelmiston ja näytön välinen tietoliikenne on suojattu, mikä takaa tietoturvan säilymisen.

Nämä ominaisuudet tekevät ovenpielinäytöistä arvokkaan työkalun tilojen hallintaan ja käytön tehostamiseen. Näyttö voidaan valita yrityksesi tarpeiden mukaisesti ja et sitoudu yhteen näyttöratkaisuun.

Optiona räätälöidyt integraatiot sisällönhallintajärjestelmiin ns. ”Digital Signage”. Järjestelmät mahdollistavat mm. mainosten ja reaaliaikaisten tietojen esittämiseen, kuten vaikkapa mm. julkisen liikenteen aikataulut, säätiedot.