Museoiden toiminnanohjaus ja varaukset yhdellä järjestelmällä
Museoiden arjessa samaan asiakastapahtumaan liittyy usein useita asioita yhtä aikaa: tila, opas, aikataulu, kieli, asiakasryhmä, osallistujamäärä, mahdolliset tarjoilut, maksut ja sisäinen työnjako. Kun nämä hallitaan erillisissä järjestelmissä, kokonaiskuva hajoaa helposti.
Timeworks kokoaa museotoiminnan keskeiset varaus- ja palveluprosessit samaan järjestelmään. Näin henkilöstö näkee ajantasaisesti, mitä tapahtuu, missä tapahtuu ja kuka vastaa mistäkin.
Oppaiden hallinta ja resursointi opastuksiin ja työpajoihin
Timeworks kokoaa oppaiden hallinnan, opastukset, työpajat ja niihin liittyvät resurssit samaan järjestelmään. Oppaille voidaan määritellä osaaminen, kielitaito ja saatavuus, jolloin tehtävät ohjautuvat oikeille henkilöille ajantasaisesti.
- Oppaiden osaamisen, kielitaidon ja saatavuuden hallinta
- Ilmoitukset vain sopivista opastuksista
- Saatavuuden ilmoittaminen opastuksiin
- Oppaiden valinta hallintapuolelta
- Omat tehtävät ja työhistoria oppaan näkymässä
- Työtuntien erittely palkka-aineistoa varten
Yleisöopastukset, ryhmävaraukset ja työpajat
Timeworks auttaa hallitsemaan museoiden keskeisiä asiakasprosesseja, kuten ryhmäopastuksia, yleisöopastuksia ja työpajoja. Varauksille voidaan määritellä osallistujamäärät, aikataulut, hinnat ja tarvittavat resurssit, kuten opas ja tila.
- Ryhmäopastukset eri asiakasryhmille
- Yleisöopastukset ilmoittautumisella, maksullisina tai maksuttomina
- Työpajat ja opastusten yhteyteen liitettävät työpajat
- Porrastetut aloitusajat ja rajatut osallistujamäärät
- Toistuvat varaukset
- Opas-, tila- ja muiden resurssien hallinta
Varauspalvelu asiakkaille
Timeworks sisältää asiakkaiden käyttöön tarkoitetun varauspalvelun, joka voidaan toteuttaa organisaation oman visuaalisen ilmeen mukaisesti.
Palvelun kautta voidaan varata esimerkiksi yleisöopastuksia, ryhmäopastuksia, tapahtumia ja tiloja palveluineen. Varauslomakkeiden sisältöä ja kenttiä voidaan muokata joustavasti tarpeen mukaan ilman erillistä asiakaskohtaista ohjelmistokehitystä.
Museon hallintaa tukevat työkalut
Timeworks tukee museon päivittäistä hallintaa ja vähentää manuaalista työtä. Kalenteri- ja kokonaistilannenäkymä auttaa hahmottamaan tilojen, henkilöstön ja muiden resurssien varaustilanteen yhdellä silmäyksellä. Varausten värikoodit kertovat nopeasti niiden tilanteen.
Järjestelmästä saadaan automaattisesti museotoiminnassa tarvittavia tilastoja ja raportteja varaustietojen pohjalta. Lisäksi sillä voidaan hallita käyttäjärooleja, varausten käsittely- ja hyväksyntäprosesseja, asiakastietoja, hinnoittelua ja laskutusta. Automaattiset viestit, vahvistukset, muistutukset ja viestipohjat tukevat sujuvaa asiakaspalvelua ja henkilöstön arkea. Tarvittaessa varauksiin voidaan liittää myös lisäpalveluja, kuten tarjoiluja.
Integraatiot kolmansien osapuolten järjestelmiin
Toimiva kokonaisuus rakentuu sujuvista integraatioista. Timeworks voidaan liittää osaksi muuta järjestelmäympäristöä ja valmiita integraatioita on saatavilla muun muassa kertakirjautumiseen (SSO), Microsoft Outlook -kalenteriin, lipunmyyntiin, kassa- ja maksujärjestelmiin, taloushallinnon ratkaisuihin, info- ja ovenpielinäyttöihin, kulunvalvontaan ja lukitukseen.
Järjestelmää käyttäviä museoalan toimijoita
Esimerkkejä järjestelmää käyttävistä museoista; Kansallisgalleria (mm. Ateneum, Kiasma), Museovirasto (mm. Kansallismuseo, Seurasaaren ulkomuseo, Tamminiemi, Hämeen linna, Olavinlinna), Helsingin taidemuseo HAM, Turun kaupunki (mm. Turun linna, Biologinen museo, Apteekki museo Qwenselin talo, WAM Turun kaupungin taidemuseo, Kuralan kylämäki, Luostarimäen museokortteli), Luonnontieteellinen keskusmuseo LUOMUS, Tiedemuseo Liekki, Näyttelykeskus WEEGEE (mm. EMMA, Espoon kaupunginmuseo KAMU), Espoo (mm. Lagstad, Pentala, Glims, Villa Rulludd), Suomen valokuvataiteenmuseo, Arkkitehtuuri- ja designmuseo, HRM Hotelli- ja ravintolamuseo, Muuminuseo, Vantaa (Håkansbölen kartano), Korkeasaaren eläintarha (samat prosessit kuin museoilla), Sibelius museo
Ota yhteyttä
Keskustele asiantuntijan kanssa
Jätä yhteydenottopyyntö lomakkeella tai ota yhteyttä suoraan Pyry Ronkaiseen. Keskustelemme mielellämme, miten Timeworks soveltuu museonne opastusvarausten, tapahtumien, tilojen ja resurssien hallintaan. Voimme myös sopia järjestelmän esittelystä.
Pyry Ronkainen
+358 (0)44 580 1052
pyry.ronkainen@mercantus.fi