Integraatiot – Timeworks Meeting

Taloushallinto

Timeworks integroituu joustavasti eri taloushallinnon järjestelmiin, jolloin varausten laskutus ja maksujen käsittely hoituvat ilman turhaa päällekkäistä työtä. Useimmat asiakkaamme hyödyntävät liitäntää omaan taloushallinnon ohjelmistoonsa, mutta järjestelmä sisältää myös oman laskutus- ja reskontraratkaisun pienemmille organisaatioille.

Valmiit integraatiot löytyvät mm. seuraaviin ohjelmistoihin: Procountor, Netvisor, Fennoa, Heeros, Fivaldi, Sonet, Sarastia, Jeeves, SAP, CGI Rondo, Raindance, Pro Economica.

Taloushallinnon integraatioiden avulla:

• Luoda laskuja varauksista, esimerkiksi keräilylaskuna (kaikki organisaation varaukset tietyltä ajanjaksolta).
• Muodostaa myös uusia laskuja varauksista riippumatta.

Tilan vapauttaminen

Neuvotteluhuoneisiin voidaan asentaa sensorit havaitsemaan liikehdintää. Jos tila on varattu mutta kukaan ei saavu paikalle, sensori voi vapauttaa tilan takaisin varausjärjestelmään ennalta määritellyn ajan jälkeen. Näin tilat pysyvät tehokkaassa käytössä.

Käyttöasteen seuranta

Sensoreita voidaan hyödyntää myös käyttöasteen selvittämiseen, esimerkiksi kun halutaan arvioida, vastaavatko tilat organisaation todellisia tarpeita. Käyttöasteen mittaus on hyödyllistä erityisesti silloin, kun suunnitellaan tilojen kehittämistä.

Vierailijahallinnan palvelu

Päivitä vierailijanhallinta ajantasalle liittämällä Timeworks ohjelmistoon vierailijahallinnan palvelu, joka toimii itsepalveluna tai aulahenkilökunnan apuna vastaanottamassa vieraita.

Kattavalla integraatiolla, saat kaikki vierailijahallinnan toiminnallisuudet myös suoraan Outlook-kalenterista. Ilmoita vieraita myös ilman kokousvarausta (Timeworks Meeting Outlook Add-in).

Lukitusintegraatiot

Timeworks-järjestelmä voidaan integroida suoraan sähköisiin lukitus- ja kulunvalvontajärjestelmiin. Tämä mahdollistaa saumattoman pääsynhallinnan: varauksen tehnyt henkilö saa automaattisesti oikeudet tilaan varauksen ajaksi, eikä erillisiä avaimia tai tunnisteita tarvita.

Integraatiot voidaan toteuttaa mm. seuraaviin lukitusratkaisuihin:

• Älylukot ja oviohjaimet

• Kulunvalvontajärjestelmät (esim. RFID, PIN-koodit)

• Yhteesopivuus mm. Abloy, Bitwards, Fisafe, iLOQ ja muut IoT-pohjaiset lukitusratkaisut

Hyödyt:

• Automaattinen pääsynhallinta varauksen perusteella

• Vähemmän hallinnollista työtä ja virhetilanteita

• Yhtenäinen käyttökokemus – sama järjestelmä hallitsee varaukset ja pääsyn

Outlook Add-in, kaikki Timeworks Meeting toiminnallisuudet suoraan Outlookista

Varaa kätevästi suoraan Outlook-kalenteristasi tiloja, työpisteitä, tarjoiluja, parkkipaikkoja sekä ilmoita saapuvat vierailijat aulaan

• Toimii yksittäisille organisaatioille sekä kohteissa, joissa tiloja varaa useampi organisaatio
• Samat toiminnallisuudet, kuin Timeworks Meeting:n selainversiossa

Käyttöoikeudet tulevat suoraan Timeworksista, eikä niitä tarvitse ylläpitää Exchangessa.

Suora Outlook Exchange-integraatio

Tila varataan kuten nykyäänkin Outlookista lisäämällä tila kokouskutsuun. Varaus siirtyy integraation avulla Timeworks sovellukseen, jossa siihen voidaan liittää tarjoilut. Varauksen tiedot jäävät myös myöhempää analyysia ja käyttöasteraportteja varten talteen.

Kertakirjautuminen

Kertakirjautuminen helpottaa käyttäjien arkea ja tukee organisaatioiden keskitettyä käyttäjähallintaa. Varausjärjestelmään ei tarvita erillisiä tunnuksia tai salasanoja.
Järjestelmässä voi olla samanaikaisesti käytössä sekä SSO että OAuth, jolloin suuret ja pienet toimijat voivat kirjautua heille sopivalla tavalla.

SSO suurille organisaatioille

Suurilla organisaatioilla on usein oma IT-osasto, joka hallinnoi kirjautumisia esimerkiksi Microsoft 365:n kautta.

• Käyttöoikeudet voidaan rajata organisaation osastoittain
• SSO:n kautta voidaan siirtää lisätietoja, kuten kustannuspaikka, joka helpottaa laskutusta ja raportointia

OAuth pienemmille toimijoille

Pienemmät vuokralaiset ja yhteisöt voivat kirjautua järjestelmään Microsoft- tai Google-tunnuksillaan (OAuth).

• Käyttäjä pääsee sisään organisaationsa sähköpostiosoitteella
• Helppo ratkaisu business park -ympäristöihin, joissa käyttäjiä on monesta organisaatiosta
• Tiedonsiirto on rajatumpaa kuin SSO:ssa, eikä käyttöoikeuksia voi kohdentaa osastoittain tai siirtää kustannuspaikkatietoja

Koontinäyttö

Koontinäyttö kokoaa kaikkien tapahtumien tiedot yhteen paikkaan ja opastaa vieraat oikeaan paikkaan. Koontinäytön voi sijoittaa aulaan tai sisääntulon viereen. Useamman kerroksen rakennuksissa näytön voi asentaa myös kerroskohtaisesti helpottamaan vierailijoiden suunnistamista oikeaan tilaan. Näkymät voidaan toteuttaa yrityksen visuaalista ilmettä hyödyntämällä.

Mikäli näkymissä on hyödyllistä esittää vaikkapa mainoksia, ruokalistoja, säätietoja tai julkisen liikenteen aikatauluja kohteeseen, niin näkymä on mahdollista integroida”Digital Signage” sisällönhallinnan järjestelmiin.

• Kellonaika, monelta kokous alkaa ja päättyy
• Huoneen nimi ja/tai numero
• Kokouksen nimi

Ovenpielinäyttöjen avulla organisaatiot voivat tehostaa tilankäyttöään ja parantaa sisäistä kommunikaatiotaan.

1. Käyttöliittymä pääkäyttäjille: Organisaation pääkäyttäjät voivat hallita näyttöjen toiminnallisuutta intuitiivisen käyttöliittymän kautta.
2. Yksilöllinen yritysilme: Näytöille voidaan hyvin helposti räätälöidä yrityksen ilme sopimaan organisaation brändiin, mukaan lukien logo, taustakuva, värimaailma ja kielivalinnat.
3. Monipuolinen yhteensopivuus: Järjestelmä on suunniteltu toimimaan kaikilla näyttöratkaisuilla, mukaan lukien vanhempien näyttöjen ”legacy”-tilat.
4. Näytön informaatio: Näytöltä on tarpeiden mukaan luettavissa tilan tulevat varaukset, kellonaika, huoneen nimi/numero sekä varaajan nimi ja kokouksen aihe. Kaikki näkyvä informaatio on vapaasti määriteltävissä.
5. Taustavalon ohjaus: Näytön valo kertoo nopeasti tilan statuksen, eli onko tila vapaa vai varattu
6. Suora tilanvaraus näytöltä: Tilan voi varata suoraan näytöltä, jos se on anonyymisti varattavissa. Varaaminen on mahdollista myös QR-koodin kautta puhelimella, mikäli käyttäjän tunnistus on tarpeen.
7. Kokouksen vahvistus ja jatkaminen: Näytöltä voi vahvistaa kokouksen aloituksen. Jos kokous ei ole alkanut määräaikaan mennessä, tila vapautuu automaattisesti uudelleen varattavaksi. Lisäksi on mahdollisuus jatkaa kokousta, jos tila on edelleen käytössä.
8. Tietoturvallinen yhteys: Ohjelmiston ja näytön välinen tietoliikenne on suojattu, mikä takaa tietoturvan säilymisen.

Nämä ominaisuudet tekevät ovenpielinäytöistä arvokkaan työkalun tilojen hallintaan ja käytön tehostamiseen. Näyttö voidaan valita yrityksesi tarpeiden mukaisesti ja et sitoudu yhteen näyttöratkaisuun.

Optiona räätälöidyt integraatiot sisällönhallintajärjestelmiin ns. ”Digital Signage”. Järjestelmät mahdollistavat mm. mainosten ja reaaliaikaisten tietojen esittämiseen, kuten vaikkapa mm. julkisen liikenteen aikataulut, säätiedot.