Plan International Suomi
Plan International on riippumaton lastenoikeusjärjestö, joka toimii yli 70 maassa. Se edistää lasten oikeuksien ja tasa-arvon toteutumista kaikkialla maailmassa. Suomessa jo vuodesta 1998 toiminut järjestö parantaa erityisesti heikoimmassa asemassa olevien tyttöjen elämää.
Turvallinen työympäristö tekijöille
Koronapandemian rantautuessa Suomeen Plan International Suomi halusi taata työntekijöilleen turvallisen työympäristön toimistolla ja rajoitti käytössä olevien työpisteiden määrää. ”Olisi tärkeää tietää toimistolla työskentelevien henkilöiden nimet, jotta mahdollinen jäljitys onnistuisi helposti tartuntatapauksen ilmetessä”, Plan International Suomen HR-päällikkö Kirsi Tuovinen sanoo.
Alkuvaiheessa Plan yritti hallinnoida toimistolle saapuvia Excel-tiedostossa, mutta tämä ratkaisu ei tukenut esimerkiksi osapäivätyöskentelyä tai äkillisiä varatun työpisteen peruutuksia. Excelin valvonta ja hallinnointi sitoi myös henkilöresursseja.
Työskentelyn sujuvuuden tukemiseksi Plan päätti, että henkilökunnan käyttöön halutaan helppokäyttöinen työpistevaraussovellus, joka toimii niin tietokoneella kuin mobiililaitteilla. Haluttiin järjestelmä, joka olisi helppokäyttöinen.
”Viime kevät oli niin isoa myllerrystä viruksen osalta. Tilanne oli kaikille niin uusi ja erikoinen, että järjestelmä ei voi olla kankea. Sen täytyy tukea yrityksen toimintaa eikä hankaloittaa sitä.”
Työntekijöiden kannalta on tärkeää, että työntekijä voi varata työpisteen, perua varauksen ja seurata toimiston varausastetta. Työnantajan kannalta tärkeä kriteeri oli mahdollisuus muokata itsenäisesti ja vaivattomasti järjestelmässä varattavissa olevia paikkojen määrää tautitilanteen muuttuessa. Tärkeää myös on, että työpistevarausjärjestelmästä saa tarvittaessa tiedon toimistolla olleista henkilöistä altistumisen tapahtuessa, jolloin asianomaisille tiedottaminen on helppoa.
Työpistevarausten hallinta
Timeworks Meeting -työpistevarausjärjestelmän käyttöönoton myötä Plan luopui Excelin hyödyntämisestä kokonaan. Työpisteiden varaaminen sovelluksesta on onnistunut hyvin joko etukäteen tai esimerkiksi samana päivänä tarkistamalla toimiston sen hetkisen varaustilanteen. Toistuvat varaukset -ominaisuudella työntekijät ovat voineet suunnitella toimistopäivät pidemmälle aikajaksolle.
Kokonaisuudessaan tilavarausohjelmiston käyttöönoton myötä työntekijöiden aika on säästynyt ja työpisteiden varaaminen on sujuvoitunut. Työnantajan näkökulmasta tilavarausjärjestelmä on tarjonnut juuri sitä lisäarvoa, mitä siltä kaivattiin: työntekijöillä on mahdollisuus suunnitella toimistopäiviä etukäteen, hallinnointiin käytetty aika on minimoitunut ja työntekijöiden turvallisuudesta huolehtiminen on helpottunut.
Tilavarausjärjestelmään on liitetty ”laitevaraus”, jolla Plan hallinnoi toimiston yhteiskäyttöisiä laitteita ja tavaroita. Kalenterista näkee, milloin laite on vapaana ja kenelle laite on varattuna. Työnantajan näkökulmasta on helpottavaa, että on aina ajankohtaista tietoa siitä, missä yhteiskäyttöiset tavarat ovat. Tämän ansiosta laitteiden elinkaari on pidempi, ja Planissa voidaan myös esimerkiksi seurata, ovatko jotkut yhteiskäyttöiset tuotteet jatkuvasti loppuun varattuja eli onko niitä mahdollisesti liian vähän.
Työntekijän näkökulmasta laitteiden reaaliaikainen saatavuus on aina tarkistettavissa ja myös varattavissa.
“Omien tulevien varausten näkymä on selkeä, ja hyvää on mahdollisuus tarkistaa, ketkä työkaverit ovat varanneet työpisteen kyseiselle päivälle. Tietyt työtehtävät on helpompi suorittaa kasvotusten, joten oman työpisteen lisäksi on mahdollista varata sellainen myös työkaverille. Työpisteet voidaan luokitella erilaisten kriteerien perusteella, kuten hiljainen työpiste, jonka voi varata esimerkiksi keskittymistä vaativien tehtävien suorittamista varten”, Tuovinen sanoo.
Työpisteet voidaan myös varustella eri tavoin, jolloin erillistä näyttöä tarvitseva voi etsiä vapaana olevia työpisteitä, jotka on varusteltu näytöllä. Varauksista voidaan lähettää muistutus, jotta varauksen voi perua esteen sattuessa, ja työpiste vapautuu sitä tarvitsevalle.
Työpisteisiin on mahdollista liittää työpistesensori, joka varaa tai vapauttaa paikan. Liittämällä “varattu/vapaa”-valon voidaan havaita kauempaa vapaat ja varatt paikat. Sisääntulon yhteydessä infonäytöllä voidaan esittää toimiston pohjakuvassa reaaliaikainen varaustilanne, jolloin vapaat ja varatut paikat on nähtävissä yhdellä silmäyksellä.
Timeworks Meeting työpistevarausjärjestelmä & laitevaraustoiminnallisuus
Plan International Suomi Oy:lle
- tilavarausjärjestelmä
- työpistevaraukset ad hoc, ennakkoon ja toistuvat varaukset
- mahdollisuus varata työpiste työkaverille
- mahdollisuus nähdä varauksen tehneet työkaverit
- muistutus varauksesta
- laitevaraus
- hallinnoidaan ja varataan toimiston yhteiskäytössä olevia laitteita tai tavaroita
- kertakirjautuminen (SSO)
“Koemme, että tilavarausjärjestelmästä on myös hyötyä koronapandemian jälkeen. Etätyöskentelyn lisääntymisen takia tarvitsemme järjestelmän, jolla voimme hallita toimiston henkilökapasiteettia ja taata työpisteen jokaiselle paikan varanneelle. Järjestelmä tukee viikoittaisten toimistopäivien etukäteen suunnittelua ja mahdollistaa myös varaustilanteen tarkistamisen ja suunnittelemattoman toimistolle saapumisen”, Tuovinen kertoo.
Ota yhteyttä
Jonna Juvakoski
+358 (0)44 580 1080
jonna.juvakoski
mercantus.fi
Jätä yhteydenottopyyntö oheisella lomakkeella tai ole suoraan yhteydessä, kerromme mielellämme lisää!