Integraatiot – Timeworks Meeting

Näyttö parantaa tilojen käytettävyyttä

Huoneen varaustilanne on nähtävissä jo kauempaa, jolloin huoneen voi varata lennosta varausjärjestelmästä tai suoraan näytöltä. Näytöltä on luettavissa huoneen sen hetkisen varaustilanteen lisäksi tulevat varaukset, kellonaika, huoneen nimi/numero sekä varaajan nimi ja kokouksen aihe (määriteltävissä). Päivän tulevat kokoukset ovat nähtävissä.

Ovenpielinäytössä voidaan toteuttaa yrityksen visuaalinen ilme hyödyntämällä yrityksen omaa logoa ja värejä. Näyttö valitaan yrityksesi tarpeiden mukaisesti näytön visuaalista ilmettä unohtamatta. Integraatio myös jo olemassa oleviin näyttöihin on mahdollinen.

Kohteisiin, joihin ei sovellu varaaminen suoraan näytöltä on varaustoiminto näytöltä kytkettävissä pois päältä. Varauksia voidaan tässä tapauksessa hallinnoida vain tilavarausjärjestelmässä.

Koontinäyttö

Näyttö kokoaa selkeästi tulevat kokoukset, jolloin vierailijan on helppo löytää mihin hänen tulee mennä. Koontinäytön voi sijoittaa aulaan tai sisääntulon viereen. Useamman kerroksen rakennuksissa näytön voi asentaa myös kerroskohtaisesti helpottamaan vierailijoiden suunnistamista oikeaan tilaan. Ovenpielinäytössä voidaan toteuttaa yrityksen visuaalinen ilme hyödyntämällä yrityksen omaa logoa ja värejä.

• Kellonaika, monelta kokous alkaa ja päättyy
• Huoneen nimi ja/tai numero
• Kokouksen nimi

Kertakirjautuminen

Kertakirjautuminen (single sign-on; SSO) parantaa merkittävästi organisaatioiden käyttäjätunnusten keskitettyä hallintaa, sekä helpottaa järjestelmän käyttäjien arkea, tilavarausjärjestelmän tunnuksia tai salasanoja ei tarvitse muistaa.

Tilien yhdistämisen avulla:

• Voit hallinnoida käyttäjätilejä yhdestä paikasta
• Useiden organisaatioiden yhdistäminen erilaisista kertakirjautumislähteistä yhteiskäyttöisiin varauskohteisiin

Suora integraatio

Pienille ja keskikokoisille organisaatioille suosittelemme suoraa Exchange integraatiota. Mitään ei tarvitse nykyisessä työprosessissa vaihtaa ja voit tehdä varaukset kuten nykyäänkin outlookista lisäämällä tilan varaukselle. Varaus siirtyy integraation avulla Timeworks sovellukseen, jossa siihen voi lisätä tarjoilut. Varauksen tiedot jäävät myös myöhempää analyysia ja käyttöasteraportteja varten talteen.

Outlook Add-in

Ratkaisuna kokouskeskusten tarpeille ja monimutkaisille organisaatioille toimii Timeworks Outlook Add-in, jonka voi asentaa Outlook sovellukseen. Outlook Add-in avulla varaat tilan kokouskutsun yhteyteen Timeworksista. Käyttöoikeudet tulevat tässä tapauksessa suoraan Timeworksista, eikä niitä tarvitse ylläpitää Exchangessa. Outlook Add-in toimii organisaatioiden välillä kätevästi, mikäli molemmat organisaatiot on rekisteröity Timeworksiin.

Älykäs avaimeton ovenohjaus

Asiakkaalle tarjotaan helppo tapa saapua varattuun tilaan, kun ei tarvita fyysisia avaimia eikä henkilökuntaa avaamaan ja sulkemaan ovia. Älylukkototeutuksia on monia, joista on valittavissa yrityksen ja kiinteistön käyttötarpeen mukaan sopivin tarjoaja. Olemme totetuttaneet useita integraatioita älylukkojärjestelmiin.

Esimerkki ”Oven avaus PIN-koodilla”

Tilan varaaja saa PIN-koodin puhelimeensa sähköpostilla. PIN-koodi mahdollistaa varatun tilan oven avaamisen.

Vapauttaa henkilökunnan resursseja ja antaa tilavarauksen tehneille asiakkaille mahdollisuuden hoitaa itsenäisesti saapumisen varattuun tilaan.

• Varausvahvistuksen yhteydessä PIN-koodi, jolla mahdollistetaan pääsy varattuun tilaan varauksen ajankohtana.
• Voidaan hyödyntää myös tilojen ulosmyynnissä, verkkokauppaliitäntä.

Systam Respa vierailijahallinnan palvelu

Päivitä vierailijanhallinta ajantasalle liittämällä Timeworks ohjelmistoon Systam Respa vierailijahallinnan palvelu, joka toimii itsepalveluna tai aulahenkilökunnan apuna vastaanottamassa vieraita.

Käyttöastemittaus

Sensorit tuovat lisäarvoa, kun haluat selvittää tilojen oikean käyttöasteen. Niillä voidaan mitata miten toimiston tiloja käytetään ja vastaako nykyiset tilat yrityksen tarpeita.

Tilan vapauttaminen

Neuvotteluhuoneisiin voidaan asentaa sensorit mittaamaan liikehdintää, jolloin sensorit aistivat huoneessa liikehdintää. Jos tila on varattu ja kukaan ei saavu paikalle voidaan määritellä, että sensori vapauttaa tilan määritellyn ajan jälleen varausjärjestelmään varattavaksi.

• Laskutus ja myyntireskontra.
• Laskujen luonti varauksista esim. keräilylaskuna (kaikki organisaation varaukset tietyltä ajanjaksolta).
• Varausjärjestelmästä riippumattomien uusien laskujen luontimahdollisuus.
• Viitemaksujen tuonti pankkiaineistosta (mm. Nordea, OP, Säästöpankki, Paikallisosuuspankit).
• Maksutyypin valinta (mm. käteinen, pankkikortti, luottokortti).
• Laskun ulkoasun ja kielen valinta (esim. suomalainen tilisiirto pankkiviivakoodilla).
• Myyntireskontratoiminnot ja kirjanpidon raportit.
• Verkkolaskutus ja laskujen siirto postituspalveluun mm. Apix-rajapinnan kautta.
• Varausjärjestelmän kautta tehtyjen maksutapahtumien käsittely mm. Paytrail- tai Nets-rajapinnan kautta.
• Tiedonsiirrot kolmansien osapuolien järjestelmiin (mm. taloushallinnon ohjelmistot tai kassajärjestelmät).

Yhdistä Timeworks Meetingiin laskutusliittymä, jolla asiakkaat voivat maksaa varaamansa tilan ja palvelut verkkomaksulla tai laskulla.